Chart - Biểu đồ trong Microsoft Word

Biểu đồ được dùng để hiển thị các bảng giữ liệu số dưới dạng hình ảnh. Thống kê được khối dữ kiệu lớn, nhìn vào biểu đồ là có thể hình dung số liệu mà nó hiển thị như thế nào.

• Ví dụ bạn có bảng sô liệu về doanh thu và lợi nhuận như sau:

Nhìn vào bảng số liệu bạn khó có thể nhận thấy nhanh sự biến động của doanh thu hay lợi nhuận. Nhưng nhìn vào biểu đồ sau bạn có thể dễ dạng nhận thấy điều đó.

Nội Dung Chính

• Giới thiệu về biểu đồ.
• Thêm biểu đồ.
• Chỉnh sửa dữ liệu.
• Thay đổi kiểu biểu đồ.
• Thay đổi cách bố trí biểu đồ.
• Hiện/ẩn, chỉnh sửa đối tượng hiển thị trong biểu đồ.

        - Chart title - tiêu đề biểu đồ.
        - Axes – Trục.
        - Axis title – tiêu đề trục.
        - Series – Dãy số biểu thị dưới dạng cột.
        - Legend – chú thích.
        - Data Labels – nhãn giá trị dữ liệu.
        - Data table – bảng dữ liệu.
        - Gridlines – đường lưới.

Nên xem các bài sau để dễ thao tác với biểu đồ trong bài này:

• Bắt đầu chèn đối tượng trong Microsoft Word.
• Hình Ảnh trong Microsoft Word (1,2,3,4,5)
• Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

Các Thành Phần Của Biểu Đồ

1. Vùng biểu đồ.
2. Tiêu đề biểu đồ.
3. Điểm biểu đồ chuyển từ số sang hình.
4. Trục ngang.
5. Trục dọc.
6. Chú thích.

1. Chèn Biểu Đồ

Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại vi trí muốn chèn biểu đồ.

Bước 2: Chọn Insert >Chart.

Bước 3: Hộp thoại Insert chart xuất hiện. Chọn biểu đồ thích hợp trong hộp thoại này.

Chèn Biểu Đồ Cột

• Chọn Column >Chọn kiểu biểu đồ trong vùng màu xanh >Chọn OK để chèn biểu đồ.

• Kết quả:

        - Phần chỉnh sửa dữ liệu sẽ giới thiệu sau.

Chèn Biểu Đồ Hình Tròn

• Chọn Pie >Chọn kiểu biểu đồ trong vùng màu xanh >Chọn OK để chèn.

 

• Kết quả:

        - Phần chỉnh sửa dữ liệu sẽ giới thiệu sau.

Chèn Biểu Đồ Đường

• Chọn Line >Chọn kiểu biểu đồ trong vùng màu xanh >Chọn OK để chèn.

• Kết quả:

        - Phần chỉnh sửa dữ liệu sẽ giới thiệu sau.

2. Chỉnh Sửa Dữ Liệu

Phần này sẽ dùng biểu đồ hình cột làm ví dụ. Sau khi chèn biểu đồ bạn có bảng dữ liệu như sau:

• Nếu không xuất hiện bảng sau bạn nhấn chuột phải lên biểu đồ chọn Edit Data >Chọn Edit Data hoặc Edit Data In Excel.

• Series: chuỗi dữ liệu, mỗi cột trong biểu đồ là mỗi series.
• Category: thể loại, mỗi category là mỗi nhóm các series khác nhau cùng một category.

Trong bản dữ liệu ta chỉnh sửa lại như sau:

• Chọn lại vùng dữ liệu của biểu đồ. Nếu không chỉnh lại biểu đồ của bạn sẽ hiện thiếu quý (series) hay thể loại (category).
• Di chuyển chuột đến vị trí cuối vùng dữ liệu của biểu đồ và xuất hiện biểu tượng chuột như sau (vùng màu đỏ):

• Nhấn chuột trái và kéo thả để di chuyển đến vị trí cuối bảng dữ liệu mà bạn nhập vào.

        - Lưu ý khi di chuyển, di chuyển theo chiều dọc (lên trên/xuống dưới) hoặc chiều ngang (sang trái/sang phải) trước rồi di chuyển chiều còn lại sau.

• Kết quả ta có biểu đồ sau:

        - Độ cao của cột là giá trị tương ứng của mỗi quý tương ứng với mỗi thể loại.

Nếu ta dùng bảng dữ liệu sau

• Kết quả của biểu đồ là:

Mở Bảng Dữ Liệu

Ở đầu mục 2 này nếu không xuất hiện bảng dữ liệu do bạn đóng và muốn mở lại hay một lý do nào đó.

• Nhấn chuột phải vào biểu đồ >Chọn Edit Data >Chọn Edit Data hoặc chọn Edit Data in Excel.

        - Kết quả:

3. Thay Đổi Kiểu Biểu Đồ

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Chart style> Chọn dấu mở rộng.

• Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ trong danh sách đỗ xuống.

        - Ví dụ chọn kiểu như trong hình bên dưới và xem kết quả.

Thay Đổi Màu Sắc Của Các Cột

• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Change Color >Chọn một trong các bộ màu trong danh sách đỗ xuống.

        - Ví dụ ở đây chọn Colorfull Palette 3 và xem kết quả.

4. Thay Đổi Cách Bố Trí Biểu Đồ

Thay đỏi cách bố trí biểu đồ là thay dổi cách bố trí các thành phần của biểu đồ như tiêu đề, tiêu đề trục, chú thích, bảng dữ liệu.

Ví dụ cách bố trí sau đây thay cho cách bố trí như các phần trước của bài này.

Để chọn cách bố trí cho biểu đồ của bạn, xem các bước sau:

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Quick Layout >Chọn một trong các cách bố trí tại vùng màu xanh.

        - Ví dụ ở đây chọn kiểu như trong hình.

• Kết quả:

        - Biểu đồ có thêm phần hiển thị bảng dữ liệu dưới trục ngang.

5. Hiện/Ẩn, Chỉnh Sửa Các Thành Phần Hiển Thị Trong Biểu Đồ

Ta có các thành phần hiển thị trong biểu đồ sau:

• Chart title - tiêu đề biểu đồ.
• Axes – Trục.
• Axis title – tiêu đề trục.
• Series – bảng dữ liệu biểu thị dưới dạng cột.
• Legend – chú thích.
• Data Labels – nhãn giá trị dữ liệu.
• Data table – bảng dữ liệu.
• Gridlines – đường lưới.

Ví dụ biểu đồ sau có các thành phần sau:

5.1. Chart Title – Tiêu Đề Biểu Đồ

Chart title là tiêu đề của biểu đồ định dạng nó cũng như định dạng hình vẽ ở bài 24 như thay đổi màu sắc, di chuyển, thay đổi màu chữ.

5.1.1. Chọn Tiêu Đề Và Thay Đổi Nội Dung

Để thay đổi tiêu đề như định dạng, thay đổi tên tiêu đê,… bạn cần chọn tiêu đề.

Nhấn chuột trái lên tiêu đề để chọn tiêu đề, sau khi chọn tiêu đề, 4 góc của tiêu đề có điểm màu xanh nhạt như sau:

Sau khi chọn tiêu đề biêu đồ có con trỏ soạn thảo trong tiêu đề như hình trên, bạn có thể xóa nội dung đó và nhập vào nội dung tiêu đề mới. Nếu không thấy con trỏ soạn thảo, bạn tiếp tục nhấn chuột trái vào tiêu đề.

5.1.2. Định Dạng Tiêu Đề

Định dạng tiêu đề là thay đổi màu sắc, màu nền, màu viền, màu chữ của tiêu đề, mọi thao tác giống như bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

Chọn tiêu đề sau đó chọn Chart tools >Format để định dạng.

5.1.3. Chèn Tiêu Đề

Trong trường hợp nào đó, biểu đồ của bạn không có tiêu đề và bạn muốn nó hiện tiêu đề, làm theo các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Chart Title >Above Chart.

        - Chọn None nếu không muốn hiển thị biểu đồ.

5.2. Trục Ngang

Trục ngang là trục biểu thị loại giữ liệu trên trục ngang nằm ngang, ví dụ ở đây là trục biểu thị thể loại doanh thu hay lợi nhuận.

5.2.1. Chọn Trục ngang

Nhấn chuột trái vào nội dung của trục ngang, ví dụ ở đây chọn doanh thu hoặc lợi nhuận. Sau khi chọn bạn có 4 điểm màu xanh ở 4 góc của trục ngang như sau.

5.2.2. Định Dạng Trục Ngang

Cũng giống như hình vẽ ở bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word, bạn có thể định dạng trục ngang như thay đổ màu đường viền, màu nền, màu chữ,… như hình vẽ.

5.2.3. Chèn Trục Ngang

Vì lí do nào đó bạn không thấy trục ngang trên biểu đồ, để chèn trục ngang bạn làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Axes >Primary Horizontal.

5.3. Tiêu Đề Trục Ngang

Tiêu đề trục ngang là tiêu đề của trục ngang để mô tả trục đó có nội dung gì như sau:

5.3.1. Chèn Tiêu Đề Trục Ngang

Nếu biểu đồ của bạn không có tiêu đề trục ngang hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Axis Title >Primary Horizontal.

• Kết quả:

5.3.2. Chọn Và Thay Đổi Nội Dung Tiêu Đề Trục Ngang

Sau khi chèn bạn chọn tiêu đề trục ngang bằng cách nhấn chuột trái vào tiêu đề trục ngang để có kết quả như sau:

• 4 góc của tiêu đề trục ngang có 4 điểm màu xanh.

• Trong tiêu đề trục ngang có con trỏ soạn thảo bạn xóa nội dung Axis Title và thay đổi thành Thể loại.

        - Nếu không tìm thấy con trỏ bạn tiếp tục nhấn chuột trái vào tiêu đề trục ngang để có được con trỏ soạn thảo.

• Kết quả:

Định dạng tiêu đề trục ngang như định dạng tiêu đề biểu đồ.

5.4. Trục Dọc

Trục dọc là trục biểu thị loại dữ liệu trên trục dọc ví dụ ở đây là trục biểu thị số tiền.

5.4.1. Chọn Trục Dọc

Nhấn chuột trái vào một trong các nội dung của trục dọc, ví dụ ở đây chọn số 100 và kết quả là trục ngang được chọn như sau:

Định dạng trục dọc giống như định dạng trục ngang hay định dạng hình vẽ ở bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

5.4.2. Chèn Trục Dọc

Vì lí do nào đó bạn không thấy trục dọc trên biểu đồ, hãy làm theo các bước sau đây.

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Axes > Primary Vertical.

• Kết quả ta có trục dọc như đầu mục Trục dọc.

5.5. Tiêu Đề Trục Dọc

Tiêu đề trục dọc là tiêu đề mô tả nội dung hiển thị trên trục dọc, ví dụ ở đây có tiêu đề trục dọc là "Tỷ đồng" (vùng màu đỏ).

5.5.1. Chèn Tiêu Đề Trục Dọc

Để chèn tiêu đề trục dọc bạn làm theo các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn biểu đồ cần chèn tiêu đề trục dọc.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Axis Title > Primary Vertical.

• Kết quả:

5.5.2. Chọn Và Thay Đổi Nội Dung Trục Dọc

Để chọn tiêu đề trục dọc bạn nhấn chuột trái vào tiêu đề trục dọc như sau:

• 4 Góc tiêu đề có 4 điểm màu xanh.
• Trong tiêu đề có chứa con trỏ soạn thảo, nếu không thấy con trỏ soạn thảo nhấn tiếp chuột trái vào tiêu đề.

• Xóa nội dung trong tiêu đề trục dọc là Axis title và thay thành tiêu đề mới ví dụ ở đây là "Tỷ đồng" và kết quả là:

Thao tác định dạng tiêu đề trục dọc như định dạng tiêu đề của biểu đồ hay định dạng hình vẽ ở bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

5.6. Series – Bảng Dữ Liệu Biểu Thị Dưới Dạng Cột

Ví dụ sau đây có 4 series:

• Series 1: quý 1.
• Series 2: quý 2.
• Series 3: quý 3.
• Series 4: quý 4.

5.6.1. Chọn Series

Nhấn chuôt trái lên một trong các Series trong biểu đồ, ví dụ ở đây chọn Series 1 trong 4 series ở trên.

• Series nào được chọn sẽ có 4 điểm xanh ở 4 góc như hình.

5.6.2. Định Dạng Series

Định dạng Series như thay đổi màu nền, màu viền,… thao tác định dang giống như định dạng hình vẽ ở bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

• Bước 1: Chọn Series cần định dạng. ví dụ ở đây chọn Series 1
• Bước 2: Chọn Chart tools >Format> Định dạng Series tại Shape Styles.

5.7. Legend – Chú Thích

Chú thích là phần mô tả các Series ở trong biểu đồ là gì để người xem dễ hình dung giữ liệu mô tả của biểu đồ.

Ví dụ biểu đồ sau có chú thích như sau:

• Màu xanh: Quý 1 – Series 1.
• Màu cam: Quý 2 – Series 2.
• Màu Xám: Quý 3 – Series 3.
• Màu vàng: Quý 4 – Series 4.

5.7.1. Chọn Chú Thích

Để thao tác với chú thích như định dạng ta cần chọn chú thích.

Nhấn chuột trái vào phần nội dung của chú thích để chọn chú thích, ví dụ chọn vào quý 2 như sau:

5.7.2. Định Dạng Chú Thích

Định dạng chú thích giống như định dạng hình vẽ.

Ví dụ định dạng sau:

• Chọn như hình.

        - Định đạng mày nền, màu viền tại Shape styles.
        - Định dạng màu chữ tại Wordart styles.

• Kết quả:

5.7.3. Chèn Chú Thích Và Thay Đổi Vị Trí

Nếu biểu đồ của bạn không có chú thích hay bạn muốn thay đổi vị trí của nó hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Legend > Chọn một trong các vị trí sau:

        - None: không hiển thị chú thích.
        - Right: bên phải, được chọn ở ví dụ này.
        - Top: bên trên.
        - Left: bên trái.

        - Bottom: bên dưới, được chọn ở các ví dụ trước.

• Kết quả khi chọn Right.

Hãy thực hành chọn mộ trong các lựa chọn trên để biết khi cần áp dụng.

5.8. Data Label – Nhãn Giá Trị Dữ Liệu

Data label là nhãn giắ trị dữ liệu, ở một cột bạn chỉ thấy độ cao cột và giá trị mốc bên trục dọc, phải ước lượng độ cao với các mốc để tính ra giá trị của cột đó. Không muốn vậy, bạn muốn phải có nhãn ghi giá trị tại mỗi cột để người đọc có thể dễ dàng xem các con số của mỗi cột. Ví dụ biểu đồ sau với các nhãn giá trị:

• Mỗi cột có mỗi nhãn số liệu của nó như hình.

5.8.1. Chèn Nhãn Giá Trị

Ở trên ta đã biết về nhãn giá trị là như thế nào vậy bay giờ sẽ chèn nó vào bảng của bạn.

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Data labels> Chọn một trong các kiểu sau trong vùng màu lục.

        - None: không hiểm thị nhãn giá trị dữ liệu.
        - Center: ở chính giữa cột.
        - Inside End: phía trong trên cùng của cột, như ví dụ đầu mục 5.8 này.
        - Inside Base: phía trong dưới cùng của cột, như trong hình mô tả bên trái lựa chọn.
        - Outside End: phía ngoài trên cùng của mỗi cột.
        - Data Callout: hiện bảng chú thích của dữ liệu, như trong hình mô tả bên trái của lựa chọn

• Ví dụ chọn Inside End cho biểu đồ này và kết quả là:

• Nếu chọn Outside End:

Chọn và định dạng nhãn giá trị dữ liệu như chọn và định dạng Series hay tiêu đề biểu đồ.

5.9. Data Table – Bảng Dữ Liệu

Data table là bảng giá trị dữ liệu nguồn của biểu đồ hiển lên biểu đồ cho người dùng quang sát, ví dụ bảng dữ liệu của biểu đồ sau:

• Nhìn vào biểu đồ bạn có thể dễ dàng nhận thấy bảng dữ liệu của biểu đồ ở nằm ở dưới trục ngang.

5.9.1. Chèn Bảng Dữ Liệu

Ở trên bạn đã biết bảng dữ liệu là như thế nào vậy bây giờ là chèn nó vào biểu đồ của bạn.

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Data table >Chọn một trong các lựa chọn sau:

        - None: không hiển thị bảng dữ liệu trên biểu đồ.
        - With Legend Keys: hiển thị bảng dữ liệu kết hợp với chú thích, có thể xóa chú thích nếu chọn lựa chọn này.
        - No Legend Keys: hiển thị bảng dữ liệu nhưng không hiển thị chú thích, cần giữ lại chú thích nếu chon lực chọn này.

• Ví dụ ở đây chọn With Legend Keys và kết quả:

Thao tác chọn và định dạng bảng dữ liệu giống như chọn và định dạng trục ngang hay trục dọc.

5.10. Gridline – Đường Lưới

Đường lưới là đường kẻ ngang từ trục dọc hay kẻ dọc từ trục ngang. Ví dụ sau đây về đường lưới.

5.10.1. Chèn Đường Lưới

• Bước 1: Chọn biểu đồ.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Add Chart Element >Gridline >Chọn các lựa chọn sau:

        - Primary Major Horizontal: Đường kẻ ngang chính, đã được chọn.
        - Primary Major Vertical: Đường kẻ dọc chính, sẽ chọn ở ví dụ này.
        - Primary Minor Horizontal: đường kẻ ngang phụ.
        - Primary Minor Vertical: đường kẻ dọc phụ.

           > Lựa chọn nào có nền màu xám là được chọn.
           > Lựa chọn có nền màu trắng là không được chọn.
           > Chọn lại những lựa chọn đã được chọn để hủy bỏ lựa chọn.

• Ví dụ ở trên chọn Primary Major Vertical và kết quả là:

• Nếu chọn cả đường kẻ chính và đường kẻ phụ:

5.10.2. Chọn Đường Lưới

Để thao tác với đường lưới như định dạng ta cần chọn đường lưới.

Nhấn chuột trái vào đường lưới để chọn, sau khi chọn đường lưới có các điểm màu xanh như hình sau:

5.10.3. Định Dạng Đường Lưới

Thao tác định dạng đường lưới giống với thao tác định dạng hình vẽ ở bài Shape - Hình vẽ trong Microsoft Word.

• Bước 1: Chọn đường lưới.
• Bước 2: Chọn Chart tools >Design >Định dạng tại Shape styles.

Kết

• Qua bài này bạn đã có thể thao tác với biểu đồ từ chèn biểu đồ cho đến định dạng biểu đồ.
• Bài tiếp theo sẽ là Chèn Header & Footer.
• Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Hãy để lại bình luận hoặc góp ý của mình để phát triển bài viết tốt hơn. Đừng quên “Luyện tập – Thử thách – Không ngại khó”.

---

Thảo luận

Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần BÌNH LUẬN bên dưới hoặc trong mục HỎI & ĐÁP trên thư viện Howkteam.com để nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng.