Table - Bảng biểu trong Microsoft Word

Xem bài Bắt đầu với Micosoft Word để tiện xem bài này.

Muốn lập danh sách bảng điểm học sinh, bảng lương, danh mục sản phẩn trong quản lí bán hàng,… cách tốt nhất là tạo bảng biểu, nếu dùng văn bản thuần để trình bày thì danh sách của bạn rất khó đọc và rất mất thời gian để soạn.

Ví dụ danh sách bên dưới được tạo với văn bản thuần:

• Dòng đầu tiên đã nhập vị trí của họ và tên, ngày sinh, điểm tb.
• Dòng thứ hai tên Lê A, ngày sinh và điểm tb cũng được căn theo tiêu đề cột.
• Đến dòng thứ ba, tên quá dài nên ngày sinh và điểm tb bị lệnh cột, vì vậy để chỉnh lại cho đúng bạn phải thay đổi điểm tab ở các dòng trên cho phù hợp với dòng thứ ba (xem bài Tabs để hiểu về điểm tab).
• Việc chỉnh sửa bảng ở dưới rất mất thời gian do chỉnh lại tab cho từng dòng và bạn không thể chèn đường viền cho từng dòng để người đọc tiện theo dõi.

Danh sách được tạo với bảng biểu:

• Nếu tên quá dài sẽ tự động xuống dòng dưới.

• Để chỉnh lại độ rộng của cột bạn chỉ cần kéo thả là xong (tiếp tục xem bài này để biết về thay đổi độ rộng cột).

• Trong bảng biểu bạn có thể dễ dàng kẽ đường viền cho ô hay hàng hay cột.

Dùng bảng biểu có lợi thế ở việc sắp xếp theo hàng và theo cột, nó giúp người đọc dễ theo dõi nội dung của danh sách.

Nội Dung Chính

• Chèn bảng
• Nhập nội dung.
• Chọn ô, hàng, cột, toàn bộ bảng.
• Thay đổi kích thước.
• Chèn ô, hàng, cột.
• Chia ô, chia bảng, gộp ô.
• Xóa bảng, hàng, cột, ô, nội dung.
• Alignment – căn lề.
• Sắp xếp, chuyển sang văn bản.
• Đường viền.
• Table style – kiểu bảng.

Chèn Bảng

Để chèn bảng biểu vào văn bản bạn làm theo các cách sau:

• Chèn nhanh từ thanh Ribbon.
• Chèn từ hộp thoại Insert Table.

Chèn Nhanh Từ Thanh Ribbon

Bước 1: Chọn vị trí chèn bảng (vị trí con trỏ soạn thảo).
Bước 2: Chọn Insert >Table.
Bước 3: Di chuyển con trỏ chuột trên vùng màu lục và nhấn chuột trái để chèn bảng.

• Số cột và số hàng của bảng sẽ chèn biểu thị tại vùng màu xanh.

• Kết quả:

Chèn Từ Hộp Thoại Insert Table.

Bước 2: Chọn Insert >Table >Insert Table…

Bước 3: Hộp thoại Insert Table xuất hiện:

• Nhập số cột tại ô Number of columns.
• Nhập số hàng tại ô Number of rows.

Bước 4: Chọn OK để chèn bảng.

Nhập Nội Dung

Ở mục Chèn bảng ta đã thực hiện chèn bảng với 4 cột và 3 hàng.

Mục này là việc nhập nội dung vào bảng.

Bước 1: Nhấn chuột trái vào ô muốn nhập nội dung.
Bước 2: Nhập nội dung.

Chuyển ô nhập nội dung:

• Nhấn phím Tab để nhảy sang ô kế tiếp.

         - Nhấn Ctrl + Tab nếu muốn nhảy đến điểm tab kế tiếp (xem bài Tabs).

         - Có thể dùng phím điều hướng (mũi tên) để di chuyển ô nhập nội dung nhưng không hiệu quả đối với bảng đã có nội dung, vì nó sẽ di chuyển con trỏ giữa các kí tự rồi mới di chuyển qua các ô.

Chọn Bảng

Nội Dung Chính

• Chọn ô
• Chọn cột
• Chọn hàng
• Chọn toàn bộ bảng

Các thao tác chọn ô, cột, hàng, bảng để phục vụ cho phần chỉnh sửa bảng biểu như thay đổi màu nên, kích thước, xóa ô,…

Những ô được chọn sẽ có nền màu xám (bôi đen).

Ta có bảng sau:

Chọn Ô

Chọn một ô

• Nhấn chuột trái vào lề trái của ô bạn muốn chọn (tại vị trí như trong hình) để chọn ô đó.

• Kết quả:

Chọn nhiều ô

• Nhấn giữ chuột trái ở ô đầu tiên, kéo thả đến ô cuối của nhóm ô muốn chọn.

 

• Các ô được chon sẽ có nền màu xám.
• Để chọn nhiều ô không liền nhau bạn nhấn gữi phím Ctrl và chọn ô không liền nhau.

Chọn Cột

Chọn một cột

• Nhấn chuột trái vào đầu cột bạn muốn chọn (vị trí như trong hình), vị trí con trỏ chuột xuất hiện biểu tượng mũi tên hướng xuống.

• Kết quả:

Chọn nhiều cột

• Nhấn giữ chuột tại vị trí đầu cột của cột đầu tiên, kéo thả đến cột cuối trong nhóm cột bạn muốn chọn.

• Nhấn gữi Ctrl khi chọn cột để chọn nhiều cột không liên tiếp nhau.

Chọn Hàng

Chọn một hàng

• Nhấn chuột trái tại vi trí đầu hàng muốn chọn (vị trí như trong hình).

Kết quả:

Chọn nhiều hàng

• Kéo thả chuột tại vị trí đầu hàng của hàng đầu tiên đến hàng cuối trong nhóm hàng cần chọn.

Chọn Toàn Bộ Bảng

Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đầu bảng (như trong hình) và nhấn chuột trái để chọn toàn bộ bảng.

• Trước khi thực hiện bước trên bạn cần di chuyển chuột vào trong bảng để đầu bảng hiển thị dấu mũi tên bốn chiều.

 

• Kết quả:

Thay Đổi Kích Thước

Thay Đổi Độ Rộng Cột

Bạn có bảng sau:

• Tên Nguyễn Văn Anh quá dài khiến cho nội dung bị xuống dòng, vậy bạn cần tăng kích thước cột họ và tên để nội dung không bị xuống dòng. Các thao tác sau đây giúp bạn làm việc đó.

Kéo Thả Độ Rộng Cột

• Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí lề phải của cột bạn muốn thay đổi độ rộng cột. Xuất hiện con trỏ chuột như trong hình.

• Bước 2: Nhấn giữ chuột trái, kéo thả đến vị trí bạn muốn.

         - Khi kéo thả nhưng bị dừng hãy thả chuột và kéo thả tiếp để tăng độ rộng cột.

Nhập Độ Rộng Cột

• Bước 1: Chọn cột muốn thay đổi độ rộng, có thể đặt con trỏ tại cột muốn thay đổi độ rộng.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout.
• Bước 3: Nhập độ rộng cột tại ô Width:

         - Đơn vị mặc định là Inch, nhập cm sau giá trị độ rộng thay cho “ để chuyển sang đơn vị centimet.

Tự Động Điều Chỉnh Độ Rộng Cột

Ví dụ có bảng sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại bảng muốn thay đổi độ rộng cột tự động.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout > Autofit.

• Bước 3: Chọn một trong các lựa chọn trong Menu Autofit.

         - Autofit Contents: điều chỉnh độ rộng cột phù hợp với nội dung chứa trong nó.

Kết quả:

         - Autofit Window: Điều chỉnh độ rộng cột phù hợp với trang văn bản.

Kết quả:

Distribute Columns – Phân Phối Đều Cột

Ví dụ có bảng sau:

Ta có cột Điểm TB quá hẹp còn cột Ngày sinh thì quá rộng, Distribute Columns sẽ giúp bạn điều chỉnh các cột có độ rộng bằng nhau.

• Bước 1: Chọn bảng muốn thay đổi độ rộng. Có thể chỉ đặt con trỏ trong bảng đó.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Distribute Columns.

• Kết quả:

Thay Đổi Độ Cao Hàng

Ví dụ ta có bảng sau:

Hàng Nguyễn Văn Anh có độ cao lớn hơn các hàng khác, vậy làm sao để độ cao hàng Nguyễn Văn Anh có độ cao như các hàng khác, các thao tác sau đây sẽ giúp bạn.

Khéo Thả Độ Cao Hàng

• Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí lề dưới của hàng bạn muốn thay đổi độ cao (vị trí như trong hình).

• Bước 2: Nhấn giữ chuột trái và kéo thả đến vị trí bạn muốn.

         - Độ cao tối thiểu của hàng là độ cao tối đa của nội dung chứa trong hàng đó. Ví dụ bên dưới bạn không thể giảm quá độ cao xuống một dòng khi ô tên Nguyễn Văn Anh chiếm hai dòng.

Nhập Độ Cao Hàng

• Bước 1: Chọn hàng bạn muốn nhập độ cao, có thể chỉ đặt con trỏ soạn thảo trong hàng đó.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout.
• Bước 3: Nhập độ cao hàng tại ô Height:

         - Nhập cm sau giá trị độ cao thay cho dấu “ để chuyển sang đơn vị centimet.

Distribute Rows – Phân Phối Đều Hàng

Ví dụ bạn có bảng sau:

Ta có hàng Nguyễn Văn Anh rộng hơn nhiều các hàng khác, Distribute Rows sẽ giúp bạn điều chỉnh các hàng của bảng có độ cao như nhau.

• Bước 1: Đặt con trỏ tại bảng bạn muốn thay đổi độ cao như nhau.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Distribute Rows.

• Kết quả:

Chèn Ô, Cột, Hàng

Bạn đã có bảng biểu như sau:

Bạn nhớ ra là mình cần thêm một cột giớ tính, hay bạn muốn chèn vào giữa Lê A và Nguyễn Văn Anh một hàng mới cho người mới, các thao tác sau đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Chèn Ô

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí muốn chèn ô.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Rows & Columns (dấu mở rộng).

• Bước 3: Hộp thoại Insert Cells được mở với các tùy chọn sau:

         - Shift cells down: Những ô nằm dưới ô được chọn sẽ được di chuyển xuống dưới. Chọn OK và kết quả là:

         - Shift cells right: những ô bên trái ô được chọn sẽ di chuyển sang bên phải. Chọn OK và kết quả là:

Chèn Cột

Chèn Cột Bên Trái Ô Được Chọn

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại ô muốn chèn cột bên trái.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Insert Left.

• Kết quả:

Chèn Cột Bên Phải Ô Được Chọn

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại ô muốn chèn cột bên phải.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Insert Right.

• Kết quả:

Chèn Nhanh Một Cột

• Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đầu cột (giữa hai cột muốn chèn cột vô giữa), xuất hiện biểu tượng dấu cộng.

• Bước 2: Nhấn chuột trái tại đó và kết quả là:

Chèn Hàng

Chèn Hàng Bên Trên Ô Được Chọn

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại ô muốn chèn hàng bên trên.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Insert Above.

• Kết quả:

Chèn Hàng Bên Dưới Ô Được Chọn

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại ô muốn chèn hàng bên dưới.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Insert Below.

• Kết quả:

Chèn Nhanh Một Hàng

• Bước 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí đầu hàng (giữa hai hàng muốn chèn hàng vô giữa), xuất hiện biểu tượng dấu cộng.

• Bước 2: Nhấn chuột trái và kết quả là:

Chia Ô, Chia Bảng, Gộp Ô

Nội dung bài này nói về chia ô và chia bảng và gộp ô. Vậy chia ô là chia một ô thành nhiều ô tại vị trí đó và gộp ô là gộp một nhóm ô thành một ô duy nhất. Để dễ hiểu hơn bạn xem ví dụ bên dưới:

• Bạn có bảng sau:

• Bạn muốn chia ô điểm thành hai ba ô gồm ô điểm, ô TH, ô LT và gộp ô HowkTeam và các ô bên trái với nhau:

Tiếp tục xem phần này để biết cách làm như trên.

Chia Ô

• Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô muốn chia thành các ô khác nhau.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô đã chọn và chọn Split Cells.

• Bước 3: Hộp thoại Split Cells xuất hiện.

         - Nhập số cột muốn chia thành tại Number of columns.
         - Nhập số hàng muốn chia thành tại Number of rows.

• Bước 4: Nhấn OK để chia, Cancel để hủy.
• Ví dụ ta nhập số cột là 1, số hàng là 2 và kết quả là:

• Tương tự ta chọn ô dưới ô điểm. Chia thành 2 cột và 1 hàng:

 

Chia Bảng

• Bước 1: Chọn vị trí muốn chia sang bảng mới, vị trí con trỏ soạn thảo.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Split Table.

• Kết quả:

Gộp Ô

• Bước 1: Chọn nhóm ô muốn gộp thành một ô.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào nhóm ô đã chọn và chọn Merge Cells.

• Kết quả:

Xóa Ô, Cột, Hàng Và Nội Dung

Xóa Ô

• Bước 1: Nhấn chuột phải vào ô muốn xóa >Chọn Delete Cells.

• Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Delete Cells, chọn một trong các lựa chọn sau:

         - Shift cells left: di chuyển các ô bên phải ô được chọn sang bên trái. Chọn OK và kết quả là:

         - Shift cells up: di chuyển các ô bên dưới ô được chọn lên trên. Chọn OK và kết quả là:

Xóa Cột

• Bước 1: Nhấn chuột phải tại cột cần xóa.

         - Có thể chọn các cột cần xóa rồi nhấn chuột phải.

• Bước 2: Chọn Delete >Delete Columns.

• Kết quả:

Xóa Hàng

• Bước 1: Nhấn chuột phải vào hàng cần xóa.

         - Có thể chọn các hàng cần xóa rồi nhấn chuột phải.

• Bước 2: Chọn Delete >Delete Rows.

• Kết quả:

Xóa Nội Dung

• Bước 1: Chọn những ô cần xóa nội dung.

• Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím và kết quả:

Alignment – Căn lề

Căn lề là căn nội dung trong ô đến lề của ô đó, thao tác sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn và áp dụng khi cần.

• Bước 1: Chọn những ô cần căn lề.
• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Chọn căn lề tại vùng màu xanh.

         - Theo thứ tự tại vùng màu xanh.

Sắp Xếp, Chuyển Bảng Sang Văn Bản

Sắp Xếp

Sắp xếp là xếp lại nội dung trong nhóm ô theo quy tắc nào đó.

• Ví dụ ta có bảng sau:

Các số trong ô quá lộn xộn bạn muốn sắp xếp lại chúng, hãy xem tiếp phần này.

Bắt đầu sắp xếp:

• Bước 1: Chọn bảng cần sắp xếp.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Sort.

• Bước 3: Hộp thoại Sort:

         - Phần Sort By: Chọn cột cần sắp xếp, ví dụ ở đây có hai cột Column 1 và Column 2. Ví dụ ở đây chọn Column 1.

         - Phần Type: Sắp xếp theo số (Number), văn bản (Text) hay ngày tháng (Date). Ví dụ ở đây chọn Number.

         - Ascending: sắp xếp theo chiểu tăng dần
         - Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần.
         - Phần Then by: nếu ở cột thứ nhất có hai giá trị cùng nhau thì sắp xếp chúng theo giá trị ở cột Then by. Ví dụ ở đây chọn cột thứ 2 – Column 2.

• Chọn OK để sắp xếp và kết quả là:

         - Cột thứ nhất được sắp xếp tăng dần theo số.
         - Có hai vị trí có giá trị 5 ở cột thứ nhất nên chương trình sắp xếp theo giá trị của cột thứ hai, 9 lớn hơn 8 nên được xếp sau.

Chuyển Bảng Sang Văn Bản

Bạn có một bảng biểu nhưng không muốn nội dung đó chứa trong bản mà muốn nội dung đó hiển thị ở dạng văn bản bình thường gồm các dòng và các đoạn và các điểm tab. Xem phần này để hiểu hơn về thao tác chuyển bảng sang văn bản.

• Bước 1: Đặt con trỏ tại bảng cần chuyển.

• Bước 2: Chọn Table tools >Layout >Convert To Text.

• Hộp thoại Convert Table To Text xuất hiện, chọn một trong các tùy chọn sau:

         - Paragraph Marks: chuyển bảng sang văn bản gồm các đoạn là mỗi ô của bảng. Chọn OK và kết quả là:

         - Tabs: chuyển bảng sang các đoạn là mỗi hàng và các điểm tab là các cột. Chọn OK và kết quả là:

         - Commas: chuyển bảng sang văn bản gồm các đoạn là các hàng và cột ở bảng chia thành các dấu phẩy. Chọn OK và kết quả là:

         - Other: Giống như Commas nhưng thay vì chuyển sang dấu phẩy thì chuyển sang dấu trong ô Other.

Đường Viền

Phần nãy sẽ giới thiệu về phần đường viền bao quanh ô trong bảng. Màu của đường viền và độ rộng của đường viền.

Chọn Đường Viền

• Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô cần thay đổi đường viền.

• Bước 2: Chọn Table tools >Design >Border (dấu mở rộng) >Chọn các lựa chọn trong vùng màu xanh.

         - Chú ý những tùy chọn chọn nào được chọn sẽ có nền màu xám (như hình trên), chọn lại sẽ bỏ lựa chọn đó. Những tùy chọn chưa được chọn sẽ có nền màu trắng và chọn để áp dụng lựa chọn đó.
         - Ví dụ ở trên chọn No border (không đường viền) nên các tùy chọn đường viền khác sẽ tắt đi và kết quả là một bang không có đường viền.

• Từ bảng không đương viền ta chọn các tùy chọn sau:

         - All border: tất cả dường viền, như bảng có ở dầu phần này (bước chọn bảng).
         - Outside border: đường viền bao ngoài:

         - Inside border: Đường viền trong:

         - Inside horizontal border: Đường viền ngang ở trong:

         - Kết hợp Outside border và Inside horizontal border ta được:

         - Inside vertical border: đường viền dọc ở trong:

         - Kết hợp Outside border với Inside vertical border ta được:

         - Top border: đường viền trên ô được chọn.
         - Bottom border: đường viền dưới ô được chọn.
         - Left border: đường viền bên trái ô được chọn.
         - Right border: đường viền bên phải ô được chọn.
         - Diagonal down border: đường chéo xuống:

         - Diagonal up border: đường chéo lên:

Màu Đường Viền

• Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô muốn thay đổi màu đường viền.

• Bước 2: Chọn Table tools >Design >Border (dấu mở rộng) >Border and shading.
• Bước 3: Hộp thọa Border and shading xuất hiện >Chọn Color >Chọn màu bạn muốn tại bảng màu như bên dưới.

• Kết quả:

Kiểu Đường Viền

Dưới đây là một trong các kiểu đường viền:

Làm sao để chọn một trong các kiểu đường viền như trên bạn hãy xem các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô muốn thay đổi kiểu đường viền.
• Bước 2: Chọn Table tools >Design >Border (dấu mở rộng) >Border and shading.
• Bước 3: Hộp thoại Border and shading xuất hiện. Chọn thẻ Border >Chọn kiểu đường viên tại bảng Style.
• Bước 4: Chọn OK để áp dụng.

 

• Kết quả:

Độ Rộng Đường Viền

Bạn thấy đường viền của bạn quá hẹp, muốn tăng độ ộng đường viền của bạn lên mức độ lớn hơn, hãy làm theo cách sau:

• Mở hộp thoại Border and shading như thao tác thay đổi kiểu đường viền hay màu đường viền.
• Chọn thẻ Border >Chọn độ rộng đường viền tại Width.
• Ví dụ chọn 3pt.

• Kết quả:

Màu Nền Và Kiểu Bảng

Phần này sẽ giới thiệu về cách tô màu nền các ô trong bảng thủ công hay tô theo quy tắc nào đó. Tiếp tục xem phần này bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách tô màu nền.

Màu Nền

• Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô cần tô màu nền.

• Bước 2: Chọn Table tools> Design >Shading.
• Bước 3: Chọn màu nền tại bảng màu đỗ xuống.

         - Ví dụ ở đây chọn màu xanh nhạt. và xem kết quả:

Kiểu Bảng

Bạn muốn bảng của mình được trang trí như thể này:

Bạn có thể chọn từng đường viền và từng màu cho đường viền đó với các thao tác phần đường viền và màu nền nhưng cách đó quá mất thời gian, vậy Table style – kiểu bảng sẽ giúp bạn làm việc đó.

Thao tác chọn kiểu bảng:

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại bảng bạn muốn áp dụng kiểu bảng.
• Bước 2: Chọn Table tools >Design >Dấu mở rộng tại Table style.

• Bước 3: Chọn kiểu bảng bạn thích tại danh sách đổ xuống.

         - Ví dụ ở đây chọn kiểu như trong hình.

• Kết quả:

MS Word sẽ tự động làm rất nhiều việc cho bạn để có bảng trên, nhanh hơn cách chọn thủ rât nhiều, trừ khi bạn muốn trang trí bảng của mình một cách không có trong Table style.

Kết

• Bài này hơi dài nhưng tương đương với những gì nó cung cấp, qua bài này bạn đã có thể thao tác thoải mái với bảng biểu như chèn bảng, chèn cột cho đến tô màu nền thủ công hay tô màu theo Table style.
• Bài tiếp theo sẽ là Chèn hình ảnh.
• Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Hãy để lại bình luận hoặc góp ý của mình để phát triển bài viết tốt hơn. Đừng quên “Luyện tập – Thử thách – Không ngại khó”.

---

Thảo luận

Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần BÌNH LUẬN bên dưới hoặc trong mục HỎI & ĐÁP trên thư viện Howkteam.com để nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng.