Thanh Ribbon và môi trường làm việc của Microsoft PowerPoint

Dẫn nhập

Trong bài Giới thiệu về Microsoft PowerPoint 2016 chúng ta đã tìm hiểu về chương trình PowerPoint 2016 và các cách khởi động chương trình từ Windows.

Trong bài này chúng ta sẽ làm quen với môi trường làm việc của PowerPoint và chi tiết giao diện chương trình.

Nội dung

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng PowerPoint thì nên xem lại cách khởi động chương trình trong bài:

• Giới thiệu về Microsoft PowerPoint 2016.

Bài này sẽ giới thiệu về:

• Màn hình khởi động MS PowerPoint.
• Giao diện trình soạn thảo trong MS PowerPoint.
• Thanh Ribbon.
• Thanh công cụ nhanh.
• Thanh cuộn, thanh thước, thanh trạng thái.

Màn hình khởi động MS PowerPoint

Sau khi khởi động thành công, chương trình MS PowerPoint sẽ xuất hiện giao diện như hình.

Tương tự các Series bài hướng dẫn về Word & Excel đã được trình bày tại Howkteam.com, PowerPoint cũng có giao diện màn hình khởi động gồm các thành phần chính như sau:

• Recent List: Danh sách các bài trình chiếu được mở gần đây.
• Search for online …: ô tìm kiếm chủ đề và mẫu trong hệ thống online của Microsoft.
• Templates: Các mẫu chủ đề của chương trình.
• Blank Presentation: bản trình chiếu trống. Chưa có chủ đề mặc định.

Từ đây, bạn có thể tạo ra một bản trình chiếu mới, chọn các mẫu yêu thích, truy cập vào các bài thuyết trình đã biên soạn, chỉnh sửa gần đây…

Giao diện trình soạn thảo trong MS PowerPoint

Quan sát giao diện của PowerPoint trong trình soạn thảo, ta có thể dễ dàng nắm được các công cụ chính như: thanh công cụ nhanh, thanh Ribbon, danh sách trang trình chiếu theo thứ tự, trang trình chiếu hiện hành, thanh thước & thanh cuộn, thanh trạng thái, ….

Cùng tìm hiểu chi tiết về các công cụ này nào!

Thanh Ribbon

Từ phiên bản 2007 trở về sau, PowerPoint sử dụng một hệ thống lệnh được phân chia theo từng thẻ (tab) thay vì trình đơn truyền thống được gọi là thanh Ribbon.

Thanh Ribbon bao gồm nhiều thẻ, mỗi thẻ gồm nhiều nhóm các lệnh, được đặt tên đặc trưng nhằm dễ dàng thao tác sử dụng.

Giao diện chính của thanh Ribbon

Các thẻ thường sử dụng trên thanh Ribbon như: File, Home, Insert, Animations, Slide Show, ….

• Tương tự các phần mềm khác thuộc Office, Home được quy định là thẻ mặc định trên thanh Ribbon.

• Trong mỗi thẻ thường có nhiều nhóm lệnh có chức năng chung, áp dụng cho một nhóm đối tượng nào đó.
• Ví dụ ta có thể dễ dàng nhận thấy nhóm Font trong thẻ Home có chức năng định dạng văn bản như điều chỉnh kiểu chữ, kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, ….
• Các lệnh này thường được minh họa bằng các biểu tượng nhỏ giúp người dùng dễ liên tưởng

Hộp thoại chức năng

Tuy nhiên, thanh Ribbon vẫn chưa đủ để chứa hết các lệnh thao tác, để tùy chọn nhiều hơn chúng ta có thể mở Hộp thoại của mỗi nhóm lệnh bằng cách nhấp vào mũi tên mở rộng của mỗi nhóm.

Hộp thoại sẽ hiển thị như sau:

Hiện thị hoặc ẩn thanh Ribbon:

Được thiết kế để đáp ứng với nhiệm vụ biên soạn của bạn, nhưng đôi khi thanh Ribbon quá chiếm dụng không gian màn hình. Bạn có thể ẩn nó đi bằng cách:

• Nhấp chuột trái vào biểu tượng Tùy chọn trên thanh Ribbon để hiển thị các trình đơn thả xuống.

Trong đó:

Auto-hide Ribbon: Ẩn thanh Ribbon.

• Đưa chế độ làm việc của bạn ở dạng toàn màn hình.
• Để sử dụng thanh Ribbon ở trạng thái này, bạn chỉ cần nhấp chuột lên vùng làm việc phía trên để hiện thị. Khi nhấp trở lại về trang biên soạn thanh Ribbon sẽ tự động ẩn.

Show Tab: chỉ trình diễn các thẻ, không gồm các nhóm chức năng.

• Có thể nhấp đôi chuột trái vào thẻ bất kỳ trên thanh Ribbon để thực hiện nhanh tùy chọn này.
• Để sử dụng các nhóm chức năng bạn chỉ cần nhấp vào các thẻ chứa nhóm chức năng đó. Khi nhấp về trang làm việc các nhóm chức năng sẽ tự động ẩn.

Show Tabs and Commands: Là tùy chọn hiển thị đầy đủ, mặc định của thanh Ribbon.

Thanh công cụ nhanh

Nằm ngay trên thanh Ribbon, Thanh công cụ nhanh - Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh thông thường thuộc thẻ File hoặc không có trong các thẻ hay dùng.

Theo mặc định, nó bao gồm Save, Undo, Redo, và lệnh trình chiếu. Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích hay xu hướng sử dụng của bạn.

Thêm một lệnh chức năng vào thanh công cụ nhanh

Để thêm một lệnh chức năng vào thanh công cụ nhanh bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: chọn tùy chọn mở rộng trên thanh công cụ nhanh.

Bước 2: chọn lệnh chức năng muốn thêm vào trong danh sách thả xuống.

• Chọn More Commands… nếu lệnh mà bạn cần không có trong danh sách trên.

• Bạn cũng có thể thêm bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon vào thanh công cụ nhanh bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng lệnh > Add to Quick Access Toolbar

Vậy là lệnh mới đã được thêm vào thanh công cụ nhanh.

Thanh cuộn, thanh thước, thanh trang thái

PowerPoint bao gồm một số công cụ để giúp tổ chức và sắp xếp các nội dung trên các trang biên soạn (Slide) của bạn, bao gồm thước (Rule), thanh cuộn, và lưới Gridlines. Những công cụ này giúp dễ dàng hơn để sắp xếp các đối tượng trên slide của bạn.

Các công cụ chính như thanh thước, thanh cuộn, thanh trạng thái có chức năng tương tự trong MS Word & MS Excel.

Tuy nhiên, một số công cụ không mở sẵn nên để hiển thị các công cụ này bạn chọn View > Show > tick vào công cụ cần hiển thị.

Kết

Qua bài này đã giới thiệu với các bạn giao diện, chức năng và môi trường làm việc cơ bản của PowerPoint.

Bài sau chúng ta sẽ tìm hiểu về PowerPoint Option và cách đăng nhập, sử dụng bộ nhớ trực tuyến OneDrive trong MS PowerPoint.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Hãy để lại bình luận hoặc góp ý của mình để phát triển bài viết tốt hơn. Đừng quên “Luyện tập – Thử thách – Không ngại khó”.

---

Thảo luận

Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần BÌNH LUẬN bên dưới hoặc trong mục HỎI & ĐÁP trên thư viện Howkteam.com để nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng.